La dématérialisation des formulaires, des CERFA et des comptes rendus d’intervention (CRI) doit permettre un gain de temps et de traitement lors de la saisie des données. Elle doit également répondre aux problématiques terrain et y apporter des solutions fiables et pérennes.
Signature indispensable
Le bon exemple est la finalisation d’une intervention réalisée sur le terrain. Le technicien doit normalement terminer son intervention par la partie administrative. Il doit remplir différents rapports, documents ou formulaires et faire signer ces derniers par le donneur d’ordre. Qu’il utilise des documents papier ou une solution digitale, il est très souvent confronté à la problématique de trouver le donneur d’ordre pour lui faire signer les différents documents !
La solution digitale C’Fluide solutionne simplement ce problème avec la possibilité d’envoyer pour signature les différents documents par e-mail au donneur d’ordre si il n’est pas présent ou pas disponible sur le site !
Un geste barrière numérique
L’actualité du COVID-19 vient renforcer l’utilisation de cette fonctionnalité de base de l’application C’Fluide. En effet, tous les syndicats professionnels et les différents organismes d’état indiquent dans leurs recommandations de favoriser l’utilisation de système permettant la signature des documents sans contact entre les intervenants.
2 exemples de publications récentes sur le sujet :
Evitez de faire signer le bordereau d’intervention (privilégier l’envoi d’un e-mail de confirmation d’intervention). À défaut, en cas de signature sur tablette, désinfectez celle-ci ainsi que le stylet ; en cas de signature papier, demandez au client d’utiliser son propre stylo
Ministère du Travail – Kit de lutte contre le Covid-19
Interdire la signature du Client sur les smartphones
SERCE – Fiche activité maintenance & Facilities management tertiaire
La signature différée par C’Fluide
La fonction “Signature différée” est incluse sans surcoût dans l’application C’Fluide. Cette fonctionnalité a été ajoutée en juin 2018 à la demande de nos clients mainteneur dont les techniciens passaient beaucoup de temps à chercher le donneur d’ordre sur site pour obtenir la signature à la fin de leurs interventions.
Facile à mettre en œuvre depuis la page dédiée aux signatures, le technicien après avoir sélectionné le destinataire et renseigné son adresse e-mail sélectionne “Signature différée”
Le donneur d’ordre reçoit un e-mail l’informant que des documents attendent sa signature. Il peut, en suivant le lien, consulter les documents et les signer électroniquement depuis son PC, sa tablette ou son smartphone. A la fin de l’opération, il recevra un nouvel e-mail avec en pièce jointe les documents qu’il a signé :
Facile à mettre en œuvre car vous n’avez pas de configuration à réaliser. Cette fonction est incluse dans l’application C’Fluide.
Simple à utiliser car le technicien doit uniquement cliquer sur un bouton au moment de la signature, il a déjà rempli les informations du contact et son adresse e-mail qui sont obligatoires.
Sécurité des intervenants garantie avec cette barrière numérique créée par la signature différée.
